Ärenden

En viktig uppgift för en styrelse är att hålla ordning på allt som ska göras. Det gör vi med hjälp av Ärenden. Varje ärende har en utpekad ansvarig, start- och slutdatum samt skickar påminnelser via e-post så inget ramlar mellan stolarna. I exemplet nedan visas ärendelistan under menyvalet Ärenden. Listan kan sorteras genom ett klick överst i önskad kolumn. Du kan välja om du vill se pågående, avslutade eller alla ärenden. Du kan också välja att filtrera ut endast dina egna ärenden.

ärenden i BoStyret

Skapa ett ärende

Om du klickar på Nytt ärende ovanför listan visas formuläret för Ärende, se nedan.

ärenden i BoStyret

Ovan visas ett befintligt ärende med relaterade filer och lägenheter samt historik och kommentarer. Dessa delar blir synliga först när man sparat ärendet en gång.

Fyll i en beskrivande rubrik, tilldela ärendet till en användare (om det inte är du som ska vara ansvarig) och ange start- och slutdatum (det sistnämnda är frivilligt). Om du vill kan du koppla ärendet till lägenheter samt filer, se nedan. Om flera personer ska vara med-ansvariga för ärendet väljer du dessa i fältet Medverkande. Dessa får då påminnelser via e-post, se längre ner. Klicka på Spara ärende.

Relaterade filer

Här visas de filer som kopplats mot ärendet. Om du klickar på Lägg till filer får du upp en dialog där du kan bläddra i mappstrukturen bland uppladdade filer och kryssa för de filer du vill koppla:

ärenden i BoStyret
När du markerat filerna klickar du på Välj filer så kopplas de till ärendet. Glöm inte att spara ärendet.

Ärendepåminnelser

BoStyret skickar ut mail till de användare som har en koppling till ett ärende. Varje mail innehåller en beskrivning av vad som skett och en länk till ärendet. Den som skapar ett ärende, den som tilldelats ett ärende samt de som angivits som medverkande i ärendet får alla e-postpåminnelser från BoStyret:

  • när ärendet ska vara avslutat om 5 dagar
  • när ärendet ska vara avslutat om 2 dagar
  • när ärendets senast klardatum passerats utan att det blivit avslutat. Då skickas en påminnelse varje dag till dess att ärendet avslutas.

Dessutom får samtliga ovan ett mail om något ändras i ärendet. Om du skapar ett ärende och tilldelar det till en annan användare (eller anger som medverkande) får denne ett mail direkt.