Alla lägenheter och lokaler på ett ställe
Lägenhetsdatabasen är kärnan i BoStyret. Det är kring lägenheter och lokaler som styrelsens arbetsuppgifter ofta cirkulerar. Bostadsrätter säljs och köps och hyresgäster flyttar in och ut. Lägenheter och lokaler slits och måste underhållas och repareras. Ibland berör fastighetens skick lägenheterna också. Exempel på det är stammar som renoveras, tak som repareras, och fuktskador som åtgärdas. Nya och erfarna styrelseledamöter får snabbt en överblick över historiska händelser, istället för att leta i pärmar och gamla protokoll.
Överlåtelser – spara all historik i er egna databas
När en bostadsrätt byter ägare är det viktigt att föreningen har koll på att det går rätt till. Nya medlemmar ska godkännas och registreras i medlemsförteckningen och namnskyltar ska bytas, med mera. Låt ekonomiförvaltaren hantera medlemsregister och pant om du vill, men se även till att ni har alla uppgifter i er egna databas. Då kan du enkelt få fram historik och kontaktuppgifter till alla som bott i lägenheten – via dator eller mobiltelefon – utan att behöva kontakta ekonomiförvaltaren. Många föreningar använder BoStyrets lägenhetsdatabas som ett komplement till det lägenhetsregister som deras ekonomiförvaltare hanterar.
När en överlåtelse (försäljning) godkänts av styrelsen lägger ni in den i BoStyret. Där sparar ni kontaktuppgifter, ägandeförhållanden, försäljningspris, datum med mera. När en överlåtelse registrerats i BoStyret uppdateras medlemsförteckningen och kontaktregistret och styrelsen meddelas via e-post. Ett mail med information om namnbyte skickas automatiskt till fastighetsansvarig om ni vill.
Andrahandsuthyrning – undvik missbruk
Vilka medlemmar hyr ut sin lägenhet i andrahand och vem bor där nu? Andrahandsuthyrning är tänkt att vara en temporär lösning för en boende som av någon anledning inte bor i sin lägenhet under en bestämd tid. Det finns dock många som missbrukar detta och hyr ut sin lägenhet år efter år. Styrelsen bör ha full koll på vilka som hyr ut sin lägenhet i andrahand och vem som bor där nu. I en styrelse där ledamöter kommer och går är det svårt att få en överblick av vilka lägenheter som hyrts ut tidigare och inte. Lägg in beviljade andrahandsupplåtelser i BoStyret så påminns styrelsen när tillståndet löper ut.
I BoStyret får du snabbt koll på kontaktuppgifter till andrahandshyresgäster, hur länge de kommer bo i fastigheten och när de flyttade in. Om det skulle uppstå ett problem som berör lägenheten är det tryggt att veta att styrelsen har tillgång till all information.
Lägenhetsdatabasen samlar och kopplar samman det som händer
Allt som händer i fastigheten behöver dokumenteras. Om en reparation berör en lägenhet kan du koppla samman reparationsärendet och alla dess dokument med de lägenheter som berörs. Genom att alla ärenden, överlåtelser, förråd, p-platser, filer och all nödvändig kontaktinformation är kopplade till lägenheten kan en framtida styrelse lätt se vad som hänt. Kontaktinformationen gör att ni blixtsnabbt kan komma i kontakt med den som bor där nu, eller kanske någon som bott där tidigare.
Hyreslokaler – en källa till inkomster… och problem
Se till att föreningens lokaler är registrerade i BoStyret. På samma sätt som för lägenheter kan ni koppla
samman lokalerna med avtal, kontaktuppgifter, ärenden och filer. En återkommande aktivitet för styrelsen är att hantera omförhandling av hyresavtalen. Om ni då blir påminda i tid och har tillgång till allt som hänt rörande lokalen är chansen stor att ni lyckas hantera omförhandlingar framgångsrikt.
Röstlängd – ett återkommande gissel
Inför den årliga stämman och eventuella extrastämmor är det styrelsens uppgift att ta fram en röstlängd. Ofta får man då kontakta ekonomiförvaltaren och hoppas på att de kan skicka en aktuell röstlängd som är lätt att skriva ut.
BoStyrets röstlängd byggs automatiskt upp av medlemsförteckningen och är ständigt aktuell. Skriv ut direkt eller exportera till Excel.
Statistik på försäljningar
Om ni registrerar överlåtelser i Bostyret kan ni enkelt ta fram aktuell försäljningsstatistik i föreningen och vart trenden pekar. Välj själv vad diagrammet ska visa för information, till exempel, årets försäljningar, genomsnittspris per kvadratmeter med mera.
