Smart system för att hantera ärenden för föreningar
BoStyret innehåller ett ärendehanteringssystem* som knyter ihop lägenhetsregistret, filer och kontakter och skapar ordning och reda. Inget ramlar mellan stolarna längre. Genom att utse ansvariga och sätta slutdatum ser ni till att inget glöms bort. BoStyret skickar ut mail med en ärende-länk till berörda när de behöver bli påminda eller när något hänt i ärendet. Ni kan koppla ärenden mot alla möjliga resurser, som exempelvis filer, lägenheter, förråd, leverantörer, medlemmar m.m..
Värdefull historik
Har ni ibland ställt er frågan ”Vilka lägenheter berörs av detta ärende”, eller ”Vilka ärenden är relaterade till denna lägenhet?” Genom att använda BoStyrets ärendehanteringssystem för det som ska utföras i fastigheten sparas en sökbar historik som kan vara ovärderlig i framtiden. Det är väldigt enkelt att söka och filtrera bland pågående eller avslutade ärenden.
Samarbeta i ärenden
Ett ärende har alltid en tilldelad ansvarig person som är ytterst ansvarig för ärendet, men det går att lägga till flera medverkade till ett ärende. Därmed får alla som samarbetar i ärendet de påminnelser när ”senast klar”-datumet närmar sig, eller om något ändras i ärendet. Om ni har en teknisk förvaltare eller fastighetsskötare som ni lägger ut uppdrag på kan ni se till att de också får påminnelser eller är med och håller ärenden aktuella.
Skapa enkla rutiner för styrelsen
Ta med BoStyret till styrelsemötet och se till att ärenden skapas och uppdateras direkt. Då behöver ingen vänta på protokollet för att bli informerad om vad som händer eller bli påmind om vad som ska göras. Genom att arbeta effektivt med ärenden och att slippa vara orolig för att något glöms bort minskar stressen för styrelseledamöterna.
Automatiska uppdateringar och påminnelser via e-post
Ärendehanteringen skickar ut mail till de användare som har en koppling till ett ärende. Varje mail innehåller en beskrivning av vad som skett och en länk till ärendet. Den som skapar ett ärende, den som tilldelats ett ärende samt de som angivits som medverkande i ärendet får alla e-postpåminnelser från BoStyret:
- när ärendet ska vara avslutat om 5 dagar
- när ärendet ska vara avslutat om 2 dagar
- när ärendets senast klardatum passerats utan att det blivit avslutat. Då skickas en påminnelse varje dag till dess att ärendet avslutas.
Dessutom får samtliga ovan ett mail om något ändras. Om du skapar ett ärende och tilldelar det till en annan användare (eller anger som medverkande) får denne ett mail direkt.
Se ärenden i kalendern
I Kalendern visas alla ärenden som har ett “senast klar”-datum. Klickar du på ärendet här kommer du in och kan se all relaterad information i ärendehanteringsmodulen.
Enkelt ärendehanteringssystem i BoStyret
* Vad är ett ärendehanteringssystem?
Enligt wikipedia: “Ärendehanteringssystem, förkortat ÄHS, är informationssystem som skapas för att stödja administration av ärenden i en organisation”. BoStyrets ärendehantering är specialanpassat för styrelser i bostadsrättsföreningar (brf) och samfällighetsföreningar.
