Som styrelse i en bostadsrättsförening ansvarar man för att se till att allting fungerar som det ska. Kanske är det dags att bygga balkonger, maskiner i tvättstugan behöver bytas ut eller hissen ska renoveras. Både oförutsedda och planerade underhållsarbeten kan inträffa. Styrelsen har också ett ansvar att se till att föreningens pengar förvaltas på bästa sätt och att det finns ett långsiktigt tänk kring utgifter och investeringar. Därför kan det vara bra att jämföra olika entreprenörer som ska genomföra arbetet.
Vad innebär upphandling?
Upphandling innebär enkelt att man har ett behov av en produkt eller tjänst som man inte kan lösa på egen hand. Utifrån en kravspecifikation tar man in prisförslag från olika entreprenörer. Som bostadsrättsförening har man ingen skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling men det kan ändå vara bra att jämföra olika leverantörer. Står man inför en större renovering är en riktlinje att ta in minst tre olika offerter. Styrelsens ansvar är sedan att välja det som är bäst för föreningen utifrån pris, kvalitet och andra kriterier som man har satt upp. Det kan också vara så att man har en befintlig leverantör som man är nöjd med men att bindningstiden är på väg att löpa ut. Då kan det vara bra att ta in olika offerter för att ha en större förhandlingskraft.
Ta fram bra förfrågningsunderlag
För att kunna jämföra olika offerter är det viktigt att styrelsen tar fram ett bra underlag för frågor och krav. Förarbetet är viktigt för det slutliga resultatet. Ett tips är att vara så detaljerad som möjligt, vad innefattar uppdraget, till vilken standard och när i tid? Att vara öppen med vilka kriterier som är viktiga kan också vara bra. Ibland handlar det om pris, ibland serviceutbud eller personlig kontakt. För att kunna ställa rätt krav i ett förfrågningsunderlag krävs det kunskap inom området. Vid större projekt och renoveringar kan det vara bra att ta in extern hjälp för att ta fram underlag för upphandling.
Val av entreprenör
När man fått in de olika offerterna är det dags att ta ställning till vilken man ska välja. Ibland kan det vara svårt att jämföra, men ju tydligare man varit i förfrågningsunderlaget desto enklare blir urvalsprocessen. Ofta är det inte bara kostnaden som är det viktiga. Det gäller att säkerställa att allt runtomkring fungerar; att störningar blir så små som möjligt, att de anställda är flexibla i kontakter med medlemmar och att de kan leverera den kvalité man önskar. Det kan också vara bra att ta in referenser på det företag man bestämmer sig för att anlita för att de hur de hanterat liknande arbeten tidigare.
Avtal och information
En bostadsrättsförening skyddas inte av konsumentlagen utan klassas som näringsidkare. Det betyder att det är det upprättade avtalet som gäller vid eventuell tvist och därför är det väldigt viktigt att avtalet är rätt skrivet. Undvik långa bindningstider om möjligt. I BoStyret har föreningen koll på alla avtal och när de löper ut. Läs mer om den funktionen här.
Vid större upphandlingar är det viktigt att hålla medlemmarna informerade om processen. Det kan vara bra att gå ut med vad som gäller, hur lång tid det kommer ta och förväntat resultat.