Vad tar man upp på en stämma?
I föreningens stadgar anges vilka punkter som ska finnas på dagordningen. Styrelsen ska redovisa det arbete som genomförts under året. Det fattas bland annat beslut om att fastställa resultat- och balansräkning, hur resultatet ska disponeras och om styrelsens ledamöter ska beviljas ansvarsfrihet. Vid stämman väljs också styrelseledamöter, revisorer och suppleanter och eventuella motioner som kommit in ska finnas med på dagordningen och beslutas om. Läs mer om motioner.
När ska stämman hållas?
Ordinarie stämma eller årsmöte hålls en gång per år och ska ske senast 6 månader efter räkenskapsårets slut. Detta ska även vara reglerat i bostadsrättsföreningens stadgar. En rekommendation är att hålla stämman senast i maj innan medlemmarna börjar åka iväg på semester.
Vad behöver förberedas innan årsmötet?
Punkten ”stämmoordförandes val av protokollförare” bör förberedas. Ska det bokas en extern ordförande? Boka i god tid i så fall. Är föreningen medlem i någon organisation, t.ex Fastighetsägarna eller Bostadsrätterna så kan de hjälpa till. Behövs det bokas lokal?
Kontrollera med valberedningen så att kandidatnominering till de olika valen är förberedda. Läs mer om valberedningens arbete.
Planera för att köpa in fika så det finns någonting att äta och dricka på stämman.
Skriv ut röstlängd och röstlappar. Röstlängd går att hämta direkt i BoStyret.
Vad är viktigt att tänka på vid kallelse till föreningsstämma?
Kallelse till årsstämma kan ske tidigast fyra veckor och senast två veckor i förväg om inget annat anges i stadgarna. Se till att vara ute i god tid, kommer kallelsen ut för sent kan stämman ogiltigförklaras om någon medlem anser det. Kallelsen ska innehålla tid och plats och det ska framgå vilka ärenden som ska behandlas under årsmötet genom dagordningen. Om det kommit in motioner måste föreningen informera om dessa i kallelsen. Det är inte tillåtet att stämman fattar beslut om frågor som inte funnits med i kallelsen. Främst för att alla medlemmar ska veta vad som kommer tas upp och att man inte missar en fråga man vill vara med och påverka om man inte har möjlighet att närvara. En punkt “Övriga frågor” kan även förekomma, men inga beslut får fattas på en sådan punkt, det blir enbart en diskussions- och informationspunkt.
Kallelse ska ske skriftligt. I de flesta stadgar står det ”anslås på lämplig plats”, och då bör det ske i samtliga trappuppgångar. Vi rekommenderar även att kallelsen delas ut till alla medlemmars brevlådor.
Årsredovisningen och revisionsberättelsen måste finnas tillgänglig för medlemmarna vid den tidpunkt som stadgarna reglerar.
Vad är viktigt att tänka på under stämman?
Se till att pricka av alla medlemmar som är närvarande i röstlängden. Varje medlem har en rösträtt om inte stadgarna säger någonting annat. Ägs bostaden av fler personer bestäms vem som har rösträtt. Om medlemmen inte kan närvara på årsmötet kan make, sambo eller någon annan medlem, med en fullmakt, få rösta i dennes ställe.
Låt alla göra sin röst hörd på mötet, men tolerera inte personpåhopp eller hätsk stämning. Kom ihåg att tacka avgående styrelseledamöter och valberedningen för deras arbete.
Vad händer efter årsmötet?
Det kan vara bra att hålla det konstituerande sammanträdet direkt efter stämman. Se annars till att boka in det så snart som möjligt. Det är viktigt att protokoll både från stämman och det konstituerande styrelsemötet skrivs omgående. Senast tre veckor efter stämman ska det justerade stämmoprotokollet finnas tillgängligt för medlemmarna.
Checklista att bocka av inför stämman
- Boka in ett datum för stämman – kontrollera i stadgarna vad som gäller för er förening.
- Boka eventuell extern ordförande i god tid.
- Boka lokal för stämma om ni inte har en föreningslokal.
- Samla ihop samtliga motioner. Styrelsen kan skriva en kommentar till motionen och rekommendera stämman att bifalla, avslå eller anse motionen besvarad (valfritt).
- Dela ut kallelse: Kontrollera datum då kallelsen tidigast och senast måste delas ut
- Förbered röstlängd – skriv ut via BoStyret.
- Trivsel: Bjud gärna på kaffe / fika / smörgås.
Checklista efter stämman
- Boka och genomför konstituerande styrelsemöte.
- Se till att stämmoprotokoll delas ut i tid – kontrollera stadgarna.