Har valberedningen i er förening koll på arbetsuppgifterna och vad som gäller? Alla föreningar borde ha en lathund eller riktlinjer för valberedningen. I denna artikel går vi in lite mer på djupet på valberedningens funktion i bostadsrättsföreningen och vi ger tips på vad som behöver göras under året för att tillsätta en bra styrelse.
Vad är en valberedning?
Valberedningens syfte är att underlätta valet till de många olika förtroendeuppdragen i en styrelse. Vanliga arbetsuppgifter för en valberedning är att lämna förslag på alla val som förekommer på stämman, som mötesordförande, justerare, styrelse, revisorer samt förslag på arvoden till styrelse och revisorer. Valberedningen har också en viktig roll i att utvärdera den sittande styrelsens arbete. Valberedningen arbetar helt och hållet på uppdrag av ägarna, dvs föreningens medlemmar. Styrelsen har därför inget mandat att lägga sig i valberedningens arbete.
Måste man ha en valberedning i bostadsrättsföreningen?
Det finns inga bestämmelser i bostadsrättslagen att man måste ha valberedning, men det kan vara reglerat i föreningens stadgar. Om man i föreningen beslutar att ha valberedning är är det bra att ha med bestämmelser i stadgan om:
- man överhuvudtaget ska ha en valberedning
- antal ledamöter och eventuella suppleanter samt vem som ska vara sammankallande
- mandattid (normalt ett år)
Om föreningen inte har en valberedning får medlemmarna själva föreslå namn till förtroendeposter på stämman.
Valberedningens arbete under året
Ett bra grundläggande jobb i valberedningen under året underlättar för ett bra styrelsearbete. Valberedningens arbete pågår parallellt med styrelsens arbete under hela det år den är vald för, att sammankalla valberedningen några veckor före stämman räcker alltså inte. Valberedningen ska hålla ett antal möten jämnt fördelat över året, dessa protokollförs eller dokumenteras på annat sätt, så att alla medlemmar före årsstämman kan ta del av hur valberedningens arbete bedrivits.
Här är några bra riktlinjer för arbetet (om inte annat bestämts i stadgan):
Första kvartalet:
Redan inom några månader efter stämman bör valberedningen träffas. Det är då bra att utvärdera valberedningens arbete under föregående redovisningsår. Utifrån analysen läggs en plan och strategi för kommande mandatperiod.
Andra kvartalet:
Nu börjar arbetet med kartläggning och uppföljning. Följ upp de senast invalda ledamöterna, ta reda på hur de blivit mottagna och hur de trivs med sitt uppdrag och om det motsvarar deras förväntan. Intervjua styrelseordförande om hur nya ledamöter/suppleanter fungerar. Ta också reda på vilka poster som ska tillsättas eller omväljas. Be medlemmarna om förslag på kandidater och fråga eventuellt vicevärd/vaktmästare om tips. Lyssna av hur folk tycker att styrelsen sköter sig. Ta löpande kontakt med nyinflyttade för att ta reda på kompetenser och intresse för styrelsearbete.
Tredje kvartalet:
Nu ökar takten. Nu är det bra att valberedningen tar ett enskild tamtal med alla styrelsens ledamöter. Bra frågor att ställa: Hur fungerar arbetet i styrelsen? Hur är arbetsfördelningen? Vad har du för speciell befattning eller uppdrag? Hur fungerar övriga ledamöter? Hur ser du på din egen framtid i styrelsen? Fråga också hur de tycker styrelsens bör kompletteras, vad valberedningen ska leta efter för typ av kandidater. Därefter behöver valberedningen engagera föreningens medlemmar att nominera förtroendevalda med rätt kompetenser. Informationsblad kan läggas i brevlådorna eller anslås. Man kan också bjuda in intresserade medlemmar till ett möte. Det är viktigt att följa upp och kontakta alla tips och förslag man får in och det är bra att få in fler kandidater till varje post som ska tillsättas.
Fjärde kvartalet:
Nu närmar sig stämman och allt grundläggande jobb ska redan vara gjort under året. Nu ska alla intresserade kandidater ska intervjuas, och sedan ska ett förslag sammanställas. Valberedningen ska inför föreningsstämman presentera samtliga skriftliga och muntliga förslag som kommit in till valberedningen på medlemmar till olika förtroendeposter. Det slutgiltiga resultatet av valberedningens arbete delas ut till medlemmar och styrelse i god tid före stämma där val/omval ska ske. Valberedningen informerar då också om hur valberedningsarbetet genomförts under året.
På stämman:
Valberedningen redogör för sitt förslag, och personerna i fråga får chansen att visa upp sig. Helt nya kandidater bör också presentera sig själva. Stämman är inte bunden till valberedningens förslag utan medlemmar får föreslå ytterligare kandidater i samband med mötet. Det är stämman som väljer och medlemmarna har förslagsrätt när det gäller förtroendeposter. Skulle det finnas fler kandidater än platser att fylla sker en omröstning på årsmötet.
Val av valberedning
Ledamöter i valberedningen väljs på årsmötet. Vem som helst på stämman kan föreslå kandidater till kommande års valberedning. Lämpligt antal är 2-3 stycken varav en är sammankallande. Bra kandidater till valberedningen är före detta styrelsemedlemmar som vet vad styrelseuppdraget innebär eller medlemmar som känner till föreningen bra. En viktig förutsättning som valberedare är att man är insatt i hur bostadsrättsföreningar fungerar i stort såväl som i den egna föreningen.
Om det sker förändring i valberedningen under mandattiden, t.ex. någon flyttar eller av andra skäl väljer att avbryta sitt arbete, ska medlemmarna informeras. Vanligtvis kallas inte till extra stämma om valberedningen avgår under mandattiden, bara om det anges i stadgarna eller man tror det kan bli svårt att få ihop en ny styrelse.
Arvode för valberedningen
Det är upp till föreningsstämman att besluta om valberedningen ska få arvode för sitt jobb. I en mindre förening är det inte vanligt, men det är annorlunda i en större förening där valberedningens arbete är mer tidskrävande. Med ett rimligt arvode till valberedningen kan medlemmarna kräva en engagerad insats av valberedningens ledamöter.